Politique de confidentialité

KaiZen AI Strategy accorde une importance particulière à la protection des données personnelles traitées dans le cadre de son site internet et de ses services internationaux d’AI Search Visibility, de conseil, de recherche, d’autorité de marque et de gouvernance en Europe et en Asie.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est KaiZen AI Strategy Ltd, société constituée selon le droit thaïlandais, exerçant sous le nom commercial KaiZen AI Strategy — KAIS.

Numéro d'enregistrement : 0105550016604
Siège social : 349 Happyland Rd, Bangkapi, Bangkok 10240, Thaïlande
Adresse électronique : gontran@kaizen-ai-strategy.com
Téléphone : +66 86 273 0029
Site internet : kaizen-ai-strategy.com

Pour toute question relative à vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse électronique indiquée ci-dessus.

Représentant dans l'Union européenne (article 27 du RGPD) :

Nathalie Guermachi
6 rue de la Baleine, 69005 Lyon, France
nathalie@kaizen-ai-strategy.com

Au regard de ses traitements actuels, KAIS n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Cette analyse est réexaminée lorsque la nature, le volume ou le niveau de risque des traitements évolue ; si une désignation devient nécessaire, les coordonnées du délégué seront publiées ici.

Rôle de KAIS selon la mission

KAIS agit comme responsable du traitement pour la gestion de son site, de ses prospects, de ses clients, de ses communications et de ses recherches propres.

Lorsque le client détermine les finalités et les moyens d'un traitement de données personnelles et confie à KAIS des opérations réalisées sur ses instructions, KAIS peut agir comme sous-traitant. Dans ce cas, les responsabilités, instructions, mesures de sécurité, sous-traitants ultérieurs, transferts et modalités de restitution ou de suppression sont précisés dans le contrat ou dans un accord de traitement des données.

2. Champ d'application

Cette politique s'applique aux données personnelles traitées lorsque vous :

• consultez le site de KaiZen AI Strategy ;
• remplissez un formulaire de contact ou de demande d'audit ;
• réservez un rendez-vous ;
• demandez des informations sur nos services ;
• téléchargez un rapport, une étude ou une ressource ;
• vous inscrivez à une newsletter ou à une communication professionnelle ;
• échangez avec nous par e-mail, téléphone, visioconférence ou réseau social ;
• devenez prospect, client, partenaire, fournisseur ou prestataire ;
• demandez ou recevez un AI Visibility Test, un Snapshot, un AI Search Diagnostic ou un GEO Foundation Sprint ;
• participez à une mission d'AI Search Advisory, de Managed GEO Growth, d'Authority & Search Everywhere, d'Enterprise & Regulated AI Search ou d'AI Brand Risk & Governance ;
• participez à une étude, à une mesure KVS ou à un projet de recherche ;
• êtes identifié comme contact professionnel, expert, auteur ou représentant d'une organisation étudiée.

Cette politique concerne les données relatives à des personnes physiques. Les informations relatives à une société ne constituent pas, en elles-mêmes, des données personnelles. Elles peuvent néanmoins le devenir lorsqu'elles permettent d'identifier un dirigeant, un salarié, un consultant ou un autre contact professionnel.

3. Données personnelles collectées

Selon votre relation avec KAIS, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes.

3.1 Données d'identité et de contact

• nom et prénom ;
• fonction et titre professionnel ;
• société ou organisation ;
• adresse électronique professionnelle ou personnelle ;
• numéro de téléphone ;
• pays, ville ou fuseau horaire ;
• profil LinkedIn ou autre profil professionnel ;
• langue de communication.

3.2 Données relatives à votre entreprise et à votre projet

• nom commercial et dénomination sociale ;
• secteur d'activité ;
• site internet et domaines associés ;
• marchés, pays, langues et territoires ciblés ;
• concurrents et catégories de comparaison ;
• objectifs commerciaux, marketing, réputationnels et de gouvernance ;
• services ou produits proposés ;
• faits de marque, sources officielles, experts, auteurs et claims approuvés ;
• contraintes réglementaires, règles de validation et workflows d'approbation ;
• informations communiquées dans les formulaires ;
• questions stratégiques, requêtes, prompts et réponses étudiés ;
• informations et autorisations d'accès nécessaires à une mesure KVS, un audit d'AI Search Visibility, une mission d'autorité ou de gouvernance.

Lorsque l'accès à une plateforme du client est nécessaire, KAIS privilégie les accès délégués et les permissions nominatives. Les mots de passe ne doivent pas être transmis en clair par e-mail ou formulaire.

3.3 Données relatives à la relation commerciale

• historique des échanges ;
• demandes de devis ;
• propositions commerciales ;
• contrats et avenants ;
• livrables ;
• rendez-vous et comptes rendus ;
• demandes d'assistance ;
• préférences de communication ;
• statut du prospect ou du client ;
• informations relatives aux paiements et à la facturation.

KAIS n'a normalement pas accès aux données complètes de votre carte bancaire. Les paiements peuvent être traités par un prestataire spécialisé qui applique sa propre politique de confidentialité.

3.4 Données de navigation et données techniques

• adresse IP ;
• type de navigateur ;
• système d'exploitation ;
• type d'appareil ;
• pages consultées ;
• date, heure et durée approximative de la visite ;
• page ou source ayant conduit au site ;
• événements de navigation et interactions avec les pages ;
• identifiants techniques ;
• préférences de cookies ;
• journaux techniques et informations de sécurité.

3.5 Données relatives aux communications

• contenu des e-mails et messages ;
• pièces jointes ;
• réponses aux questionnaires ;
• notes prises pendant les rendez-vous ;
• enregistrements de réunion, uniquement lorsqu'ils sont effectués avec une information ou une autorisation appropriée ;
• commentaires, retours et témoignages.

3.6 Données provenant de sources publiques

Dans le cadre de ses audits et études, KAIS peut collecter des informations disponibles publiquement sur :

• les sites internet des entreprises ;
• les moteurs de recherche ;
• les moteurs de réponse et assistants d'intelligence artificielle ;
• les réseaux sociaux professionnels ;
• les annuaires ;
• les communiqués et publications ;
• les médias ;
• les registres publics ;
• les profils de dirigeants ou de représentants d'entreprises.

Ces informations sont utilisées uniquement lorsqu'elles sont pertinentes pour une finalité professionnelle, commerciale, analytique ou de recherche clairement déterminée.

3.7 Données sensibles

KAIS ne cherche pas à collecter de données sensibles telles que des données de santé, des données biométriques, des opinions politiques, des convictions religieuses, des informations sur la vie sexuelle ou des données relatives à des infractions.

Nous vous demandons de ne pas transmettre ce type d'information dans un formulaire, un e-mail, un prompt, un document ou un outil d'intelligence artificielle, sauf lorsque cela est strictement nécessaire, juridiquement autorisé et préalablement convenu avec KAIS.

Pour les missions de santé, de droit, de finance ou d'autres secteurs réglementés, KAIS travaille par défaut à partir de données de marque, de contenus professionnels et de sources publiques ou approuvées. Les données relatives à des patients, clients finaux, dossiers individuels ou situations personnelles ne doivent être communiquées que sur instructions écrites, dans un environnement approuvé et avec les garanties contractuelles et techniques adaptées. Elles ne sont pas soumises à une interface publique d'intelligence artificielle.

4. Origine des données

Les données peuvent être obtenues :

• directement auprès de vous ;
• auprès de votre employeur ou de votre organisation ;
• auprès d'un partenaire ou d'une personne vous ayant recommandé ;
• à partir de sources accessibles au public ;
• par l'intermédiaire de prestataires techniques ;
• lors de l'utilisation de notre site, de nos formulaires ou de nos outils ;
• dans les réponses produites par des moteurs de recherche ou des systèmes d'intelligence artificielle.

Lorsque les données ne sont pas collectées directement auprès de vous, KAIS fournit les informations requises par la législation applicable, sauf lorsqu'une exception légale s'applique.

5. Finalités et fondements juridiques

Répondre aux demandes et organiser des rendez-vous

Les données sont utilisées pour répondre aux messages, analyser une demande, planifier un rendez-vous et préparer une éventuelle relation commerciale.

Fondement : mesures précontractuelles, consentement lorsque requis, ou intérêt légitime à répondre à une demande professionnelle.

Réaliser une mesure, un Snapshot, un Diagnostic ou un Foundation Sprint

Les données peuvent être utilisées pour identifier une organisation, définir son territoire de questions, mesurer sa présence dans les moteurs de recherche et d'intelligence artificielle, comparer des concurrents, analyser les sources et produire un rapport ou une feuille de route.

Fondement : mesures précontractuelles, exécution du contrat ou intérêt légitime à fournir l'analyse demandée.

Fournir les services de conseil, d'exécution, d'autorité et de gouvernance

Les données sont utilisées pour gérer les missions d'AI Search Advisory, de Managed GEO Growth, d'Authority & Search Everywhere, d'Enterprise & Regulated AI Search et d'AI Brand Risk & Governance, produire les livrables, coordonner les validations, mesurer les évolutions et assurer le suivi de la prestation.

Fondement : exécution du contrat et intérêts légitimes liés à la bonne gestion de la relation professionnelle.

Gérer les paiements, la facturation et la comptabilité

Les données sont utilisées pour émettre des factures, suivre les paiements, tenir les documents comptables et répondre aux obligations fiscales et légales.

Fondement : exécution du contrat et respect d'obligations légales.

Développer et sécuriser le site

Les données techniques peuvent être utilisées pour détecter les erreurs, prévenir les accès illicites, protéger les formulaires, assurer la disponibilité du site et améliorer ses performances.

Fondement : intérêt légitime de KAIS à assurer la sécurité et le bon fonctionnement de ses services, ainsi que respect d'obligations légales lorsque cela est applicable.

Mesurer l'audience

Sous réserve de vos choix en matière de cookies, certaines données peuvent être utilisées pour comprendre l'utilisation du site, mesurer les sources de trafic et améliorer les contenus.

Fondement : consentement lorsque celui-ci est requis ou, pour certaines mesures strictement nécessaires et exemptées, intérêt légitime conformément à la législation applicable.

Envoyer des communications professionnelles

KAIS peut envoyer des actualités, études, invitations et informations relatives à l'AI Search Visibility, à l'autorité de marque, à la recherche, à la gouvernance et à ses services pour les entreprises B2B, les services professionnels et les secteurs réglementés.

Fondement : consentement lorsque celui-ci est requis ou intérêt légitime à communiquer avec des contacts professionnels sur des sujets liés à leur activité, sous réserve d'un droit d'opposition simple et permanent.

Chaque communication commerciale électronique contient une méthode permettant de se désinscrire.

Produire des études et le Baromètre KVS

KAIS peut utiliser des informations professionnelles publiques, des réponses de moteurs d'intelligence artificielle et des résultats de recherche pour produire des analyses sectorielles, statistiques, classements et études. Lorsque cela est possible, les données sont agrégées, pseudonymisées ou anonymisées avant leur publication.

Chaque publication précise sa période de collecte, ses marchés, ses langues, son panel de moteurs, son nombre de relevés et ses principales limites. Les résultats provenant de panels, de localisations ou de protocoles différents ne sont pas présentés comme directement comparables.

Fondement : intérêt légitime à conduire des recherches professionnelles et à publier des informations utiles sur la visibilité numérique des entreprises.

Défendre nos droits

Les informations peuvent être conservées ou utilisées pour prévenir les fraudes, gérer un litige, faire respecter un contrat, répondre à une autorité ou défendre les droits de KAIS.

Fondement : intérêt légitime et respect d'obligations légales.

6. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Les données identifiées comme obligatoires dans un formulaire sont nécessaires pour traiter votre demande. Lorsque ces informations sont indispensables à la préparation ou à l'exécution d'un contrat, leur absence peut empêcher KAIS :

• de répondre précisément à votre demande ;
• d'établir un devis ;
• d'effectuer l'audit ;
• de fournir la prestation ;
• de facturer les services ;
• de respecter ses obligations légales.

Les autres informations sont facultatives.

7. Utilisation de moteurs d'intelligence artificielle et d'outils de recherche

Le panel utilisé est sélectionné selon le marché, la langue, le secteur et les objectifs du client, puis défini dans la proposition, le contrat ou le protocole de mesure. KAIS peut notamment utiliser ChatGPT, les expériences IA de Google, Gemini, Perplexity, Claude, Copilot, Meta AI, DeepSeek, Kimi ou d'autres services pertinents.

Les informations susceptibles d'être transmises à ces services peuvent inclure :

• le nom, le site, le secteur, les marchés et les langues d'une organisation ;
• des questions, requêtes et prompts professionnels ;
• des faits de marque, contenus, profils d'experts et sources officielles déjà publics ou approuvés ;
• les éléments strictement nécessaires à la mission convenue.

KAIS applique un principe de minimisation : les tests publics utilisent prioritairement des informations professionnelles ou publiques. Les informations confidentielles, données personnelles non publiques ou données sensibles ne sont utilisées qu'en cas de nécessité documentée, avec l'autorisation et les protections adaptées, et jamais dans une interface publique non approuvée.

Lorsque cela est pertinent, KAIS privilégie des comptes professionnels, des API ou des paramètres permettant de limiter la conservation ou la réutilisation des données par le fournisseur. KAIS n'utilise pas les informations confidentielles d'un client pour entraîner un modèle généraliste lui appartenant.

Les réponses produites par les moteurs sont des matériaux de mesure et d'analyse. Elles font l'objet d'une vérification humaine, renforcée pour les contenus juridiques, médicaux, financiers ou réglementés. Les fournisseurs peuvent néanmoins traiter certaines données selon leurs propres conditions, politiques et paramètres ; la liste applicable à une mission peut être demandée à KAIS.

8. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions. Elles peuvent être communiquées à :

• la direction et les collaborateurs autorisés de KAIS ;
• les consultants et prestataires intervenant sur une mission ;
• les hébergeurs et fournisseurs d'infrastructure ;
• les fournisseurs de formulaires, de messagerie et de stockage ;
• les outils CRM et de gestion commerciale ;
• les plateformes de réservation et de visioconférence ;
• les prestataires de paiement, de facturation et de comptabilité ;
• les fournisseurs de mesure d'audience ;
• les outils de cybersécurité et de protection antispam ;
• les moteurs de recherche et services d'intelligence artificielle utilisés dans les audits ;
• les avocats, comptables, assureurs et autres conseils professionnels ;
• les autorités administratives, judiciaires ou réglementaires lorsque la loi l'exige.

KAIS ne vend pas les données personnelles à des tiers. Les prestataires agissant pour le compte de KAIS sont sélectionnés en fonction de garanties appropriées et soumis à des obligations contractuelles adaptées.

9. Prestataires techniques

Les principaux prestataires suivants peuvent intervenir. Les outils propres à une mission sont précisés dans la proposition, le contrat ou la documentation de sous-traitance applicable.

Cette liste n'implique pas que tous les prestataires soient utilisés pour chaque client. Lorsqu'une mission implique un sous-traitant supplémentaire ou un environnement spécifique, le client en est informé selon les modalités contractuelles applicables.

10. Transferts internationaux

KAIS est établi en Thaïlande et utilise des prestataires pouvant être situés dans différents pays. Vos données peuvent donc être traitées en Thaïlande ou transférées vers d'autres territoires.

Avant un transfert international, KAIS examine le rôle des parties, le pays de destination, le type de données et le mécanisme juridique disponible. Lorsque la législation applicable l'exige, les mesures peuvent comprendre :

• un accord de traitement des données et des instructions documentées ;
• une décision d'adéquation applicable au destinataire ;
• des clauses contractuelles types reconnues ou d'autres clauses de transfert ;
• les mécanismes de transfert proposés par un prestataire et légalement disponibles ;
• des mesures complémentaires de minimisation, de chiffrement, de contrôle d'accès ou de pseudonymisation ;
• une dérogation ou un autre fondement expressément autorisé par la loi.

Lorsque le RGPD s'applique et que le pays de destination ne bénéficie pas d'une décision d'adéquation pertinente, KAIS met en œuvre ou exige un mécanisme de transfert approprié avant le traitement. Lorsque la PDPA thaïlandaise s'applique, les transferts sont réalisés conformément aux conditions prévues par cette législation.

Vous pouvez demander des informations complémentaires sur les garanties applicables à votre situation en contactant KAIS.

11. Durées de conservation

KAIS conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité concernée.

À l'expiration de la durée applicable, les données sont supprimées, détruites, rendues anonymes ou archivées lorsque leur conservation reste légalement nécessaire.

12. Cookies et technologies similaires

À la date de la présente mise à jour, le site KAIS ne dépose pas de cookie de mesure d'audience, de cookie marketing ni de traceur publicitaire.

Mécanismes strictement nécessaires

Le site et son hébergeur peuvent utiliser des mécanismes techniques strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité, à l'envoi des formulaires et à la prévention des abus. Ils ne sont pas utilisés pour établir un profil publicitaire.

Services tiers

Lorsque vous ouvrez une page externe de réservation, de paiement, de réseau social ou de visioconférence, le prestataire concerné peut déposer ses propres cookies selon sa politique. Si un service tiers non essentiel est intégré directement au site KAIS, il ne sera activé qu'après consentement lorsque celui-ci est requis.

Si KAIS introduit ultérieurement un outil d'analytics, de personnalisation ou de marketing, cette politique et le mécanisme de choix seront mis à jour avant son activation.

13. Sécurité

KAIS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées à la nature des données et aux risques identifiés :

• le principe du moindre privilège et la limitation des accès aux personnes autorisées ;
• les accès délégués, les permissions nominatives et l'authentification renforcée lorsque disponible ;
• l'absence de transmission volontaire de mots de passe en clair ;
• le chiffrement des communications lorsque la technologie le permet ;
• la séparation logique des dossiers et environnements clients lorsque cela est pertinent ;
• des sauvegardes, mises à jour et procédures de continuité adaptées ;
• la sélection et la revue des prestataires ;
• la validation humaine des contenus sensibles ou réglementés ;
• des procédures de détection, d'escalade et de gestion des incidents ;
• la suppression, la restitution ou l'anonymisation des données devenues inutiles.

Aucune transmission ou méthode de stockage ne peut être considérée comme totalement exempte de risque. En cas de violation de données personnelles, KAIS analyse l'incident, prend les mesures de limitation nécessaires et effectue les notifications aux autorités et aux personnes concernées dans les délais prévus par la législation applicable, notamment dans le délai de 72 heures lorsque cette obligation s'applique.

14. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la législation applicable, vous pouvez demander :

• l'accès à vos données ;
• une copie de vos données ;
• la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• l'effacement de vos données ;
• la limitation temporaire d'un traitement ;
• la portabilité de certaines données ;
• l'opposition à un traitement fondé sur un intérêt légitime ;
• l'arrêt des communications commerciales ;
• le retrait d'un consentement ;
• des informations sur l'origine de données qui n'ont pas été collectées directement auprès de vous ;
• l'introduction d'une réclamation auprès d'une autorité compétente.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Pour exercer un droit, écrivez à gontran@kaizen-ai-strategy.com. Lorsque le RGPD s'applique, la demande peut également être adressée au représentant de KAIS dans l'Union européenne indiqué à la section 1. KAIS peut demander les informations strictement nécessaires pour vérifier votre identité et éviter qu'un tiers obtienne illicitement vos données, et répond dans le délai prévu par la législation applicable.

Une demande peut être refusée ou limitée lorsqu'un fondement légal le permet, notamment pour protéger les droits d'autres personnes, respecter une obligation légale ou défendre un droit en justice.

Les personnes relevant de la législation thaïlandaise peuvent saisir l'autorité thaïlandaise compétente en matière de protection des données personnelles (PDPC). Lorsque le RGPD s'applique, les personnes concernées peuvent saisir l'autorité de contrôle compétente dans leur pays de résidence, de travail ou du lieu de l'infraction alléguée — en France, la CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris (cnil.fr).

15. Décisions automatisées

KAIS ne prend pas, sur la seule base d'un traitement automatisé, de décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière similaire et significative une personne.

Les scores KVS, mesures d'AI Search Visibility, résultats d'audits et analyses générées ou assistées par intelligence artificielle portent principalement sur des organisations, des marques, des contenus et des sources. Ils font l'objet d'une vérification humaine et ne constituent pas, à eux seuls, une décision juridique, médicale, financière, professionnelle ou contractuelle automatisée concernant une personne.

16. Mineurs

Les services de KAIS sont destinés à des entreprises, professionnels et organisations. Le site ne vise pas les mineurs et KAIS ne cherche pas à collecter leurs données personnelles. Toute personne estimant qu'un mineur a transmis des données peut contacter KAIS afin que la situation soit examinée.

17. Liens vers des services tiers

Le site peut contenir des liens vers des sites, réseaux sociaux, outils ou plateformes exploités par des tiers. KAIS n'est pas responsable de leurs pratiques lorsque ces tiers déterminent de manière indépendante leurs propres finalités et moyens de traitement. Nous vous recommandons de consulter leurs politiques de confidentialité.

18. Modifications de la politique

KAIS peut modifier cette politique pour tenir compte d'une évolution légale ou réglementaire, d'un changement de prestataire, d'une modification du site, d'un nouveau service ou d'une évolution de ses traitements. La date de dernière mise à jour apparaît en haut de la page.

Lorsque la modification affecte substantiellement vos droits ou l'utilisation de vos données, KAIS fournit une information supplémentaire par un moyen approprié.

19. Contact

Pour toute demande relative à cette politique ou à la protection de vos données :

KaiZen AI Strategy Ltd
Adresse : 349 Happyland Rd, Bangkapi, Bangkok 10240, Thaïlande
E-mail : gontran@kaizen-ai-strategy.com
Téléphone : +66 86 273 0029
Site : kaizen-ai-strategy.com

Voir aussi : Mentions légales · Privacy policy (EN)